Diferenças entre pastas e marcadores no Gmail

Como utilizar os marcadores no Gmail para organizar suas mensagens. Entenda a superioridade dos marcadores em relação às tradicionais pastas de emails

O Gmail não usa pastas, usa marcadores.

Apesar dos dois terem a função de facilitar a organização e o gerenciamento de sua caixa de e-mails, os marcadores permitem uma organização mais flexível, abrangente e sofisticada, agregando funcionalidades adicionais.

Podemos dizer que marcadores são rótulos ou etiquetas enquanto as pastas são lugares.

Veja as principais diferenças:

• Pastas: Uma mensagem só pode ser alocada em uma única pasta: ou na pasta A, ou na pasta B, ou na pasta C.

• Marcadores: Uma mensagem pode ter mais de um marcador: o marcador A, o marcador B e o marcador C.

• Pastas: Se você excluir uma pasta, todo o seu conteúdo de mensagens será excluído também.

• Marcadores: Se você excluir um marcador, as mensagens a ele associadas não serão excluídas.

Além disso, os marcadores permitem outras funcionalidades ausentes no sistema de pastas:

• Pastas: Você não pode fazer pesquisas específicas por pastas.

• Marcadores: Você pode pesquisar mensagens por marcador.

• Pastas: Você não pode adicionar cores às pastas.

• Marcadores: Você pode adicionar cores aos marcadores.

​Marcadores e pastas supõem modos de pensar diferentes.

Estamos todos muito acostumados com o uso de pastas porque todos os gerenciadores de correio, com exceção do Gmail, usam esse sistema.

Contudo, o raciocínio inerente ao sistema de marcadores é diferente do raciocínio inerente ao sistema de pastas.

Pastas são “lugares”. Marcadores são “rótulos”, “etiquetas”.

No dia a dia, você põe um documento na pasta A ou B ou C, mas não pode pôr o mesmo documento nas três pastas ao mesmo tempo, exceto se fizer cópias do documento.

Se você usar etiquetas para organizar seus documentos, o mesmo documento pode receber as etiquetas “Cliente X”, “Pagamento pendente” e “Urgente”. Você pode afixar essas três etiquetas ao documento (usando post-its, clipes ou mesmo a lápis). Melhor do que 3 cópias ocupando 3 pastas.

Onde ficam as mensagens arquivadas no Gmail?

No Gmail, todas as mensagens, com exceção das mensagens da Lixeira e de Spam, estão em Todos os e-mails. Todos os e-mails é um marcador de sistema, o marcador-chave do Gmail, sua “espinha dorsal”. Ele é “onipresente” no Gmail.

Imagine uma “etiquetadora virtual”. Quando uma mensagem chega no Gmail, ela é automaticamente etiquetada com o marcador Todos os e-mails. Essa etiqueta só é removida quando você envia a mensagem para a Lixeira.

A mensagem está em sua caixa de correio mas não está na Lixeira ou Spam? Então ela está em Todos os e-mails.

Se a mensagem chegar na caixa de entrada, ela será etiquetada com o marcador Todos os e-mails e o marcador Caixa de entrada.

Se você tiver criado um filtro para aplicar determinado marcador automaticamente a determinadas mensagens, essas mensagens serão etiquetadas com o marcador Todos os e-mails, o marcador Caixa de entrada e o marcador criado por você.

Se você tiver criado um filtro para aplicar determinado marcador automaticamente e ignorar a caixa de entrada, essa mensagem será etiquetada com o marcador Todos os e-mails e o marcador criado por você.

Se você enviar uma mensagem, essa mensagem será etiquetada com o marcador Todos os e-mails e o marcador Enviados.

Quando você exclui uma mensagem da caixa de entrada, o sistema remove o marcador Todos os e-mails e o marcador Caixa de entrada e aplica o marcador Lixeira.

Quando você arquiva uma mensagem, o sistema remove o marcador Caixa de entrada. Você a encontrará em Todos os e-mails porque este marcador é o marcador-chave inerente a todas as mensagens em sua caixa de correio.

Arquivar significa apenas isso: remover o marcador Caixa de entrada, logo, deixar de exibir a mensagem sob este marcador.

Você pode ou não atribuir à mensagem arquivada um marcador criado por você depois que ela deixar de ser exibida na caixa de entrada. O modo como cada um organiza sua caixa de correio é próprio de cada um e estará de acordo com o que cada um acha conveniente.

Assim, você pode criar o marcador Arquivo ou algo semelhante para atribuir às suas mensagens que não estão na caixa de entrada. Mas isso não altera o fato de que a mensagem está arquivada e em Todos os e-mails. Você apenas atribuiu um marcador (rótulo, etiqueta) adicional a ela.

Daí porque é redundante criar um marcador Arquivo (ou similar).

Pessoalmente, prefiro atribuir marcadores descritivos.

Exemplo: mensagens que recebo deste Fórum. Eu criei um filtro para marcar automaticamente essas mensagens com o marcador Comunidade Gmail.

Depois de ler as mensagens, eu as arquivo (pra que mantê-las na caixa de entrada ocupando minha atenção?). Quando elas são arquivadas, elas ficam em Todos os e-mails sob o marcador Comunidade Gmail.

O marcador Comunidade Gmail é mais descritivo do que o marcador Arquivo (que só me informa o que eu já sei: que essas mensagens não estão na caixa de entrada).

Na hora de buscar por alguma mensagem no marcador Comunidade Gmail, eu não perco tempo clicando no marcador para procurar manualmente (no olho) o que quero ⎼ eu tenho milhares de mensagens sob esse marcador. No caso, eu uso a pesquisa do Gmail.

Exemplos:

label:comunidade-gmail imap

label:comunidade-gmail is:unread

e assim por diante

Se a mensagem está arquivada e não tem um marcador específico (além de Todos os e-mails), eu uso outros operadores de pesquisa – por nome, assunto, endereço de e-mail, etc; ou simplesmente digito uma palavra ou termo que sei que foi mencionado na referida mensagem, ou o nome da pessoa que me enviou o e-mail e assim por diante. O Gmail tem até um operador para mensagens sem marcadores: has:nouserlabels.

O Google levou para o Gmail sua expertise em pesquisa e faço uso constante dessa expertise.

O legal é que o Gmail na web e o aplicativo de celular gravam seus últimos parâmetros de pesquisa. De modo que, ao pesquisar, eu começo a digitar e o Gmail já me oferece opções, e se vou fazer uma pesquisa similar, mas com termos diferentes, eu uso um dos parâmetros sugeridos e depois faço as alterações necessárias, o que me poupa muito tempo.

Resposta da Aldenise, Colaboradora do Fórum do Gmail.